Pracownik na L4, a jednak pracuje? Jak przedsiębiorca może legalnie ustalić, co naprawdę robi pracownik

Pracownik przedstawia zwolnienie lekarskie. Oficjalnie jest niezdolny do pracy, a jego obowiązki muszą przejąć pozostali członkowie zespołu.

Kilka dni później do przedsiębiorcy dociera jednak informacja, że ten sam pracownik regularnie pojawia się w innej firmie, obsługuje klientów, wykonuje zlecenia albo prowadzi własną działalność.

Plotka? Przypadek? A może rzeczywiste nadużywanie zwolnienia lekarskiego?

W takiej sytuacji najgorszym rozwiązaniem jest działanie pod wpływem emocji. Zanim pracodawca podejmie decyzje kadrowe lub prawne, powinien przede wszystkim ustalić fakty.

I właśnie tutaj może pojawić się miejsce dla profesjonalnych czynności detektywistycznych.

Zwolnienie lekarskie nie oznacza zakazu wychodzenia z domu

To jeden z najczęstszych błędów w ocenie takich sytuacji.

Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie musi przez cały czas znajdować się w mieszkaniu. Może udać się do lekarza, apteki, na badania, rehabilitację, zrobić niezbędne zakupy czy wykonywać zwykłe czynności życia codziennego.

Dlatego samo stwierdzenie:

„Byliśmy u niego w domu i go nie było”

zwykle nie wystarcza do uznania, że zwolnienie było wykorzystywane nieprawidłowo.

ZUS wskazuje wprost, że jeżeli pracownika nie zastano w miejscu pobytu, przyczyna nieobecności powinna zostać wyjaśniona. Uzasadniona wizyta lekarska czy inna prawidłowa przyczyna nieobecności nie oznacza automatycznie nadużycia zwolnienia.

Znacznie ważniejsze jest inne pytanie: co pracownik rzeczywiście robi podczas L4?

Kiedy korzystanie ze zwolnienia może budzić poważne wątpliwości?

Od 13 kwietnia 2026 r. przepisy dotyczące wykorzystywania zwolnień zostały doprecyzowane.

Ubezpieczony może utracić prawo do zasiłku chorobowego za okres zwolnienia między innymi wtedy, gdy w czasie orzeczonej niezdolności do pracy:

• wykonuje pracę zarobkową,
• podejmuje aktywność niezgodną z celem zwolnienia.

Przez pracę zarobkową rozumiane są zasadniczo czynności mające charakter zarobkowy, niezależnie od podstawy prawnej ich wykonywania. Z kolei aktywność niezgodna z celem zwolnienia to taka, która utrudnia albo może wydłużać proces leczenia lub rekonwalescencji. Zwykłe czynności dnia codziennego same w sobie nie są takim naruszeniem.

To oznacza, że każdy przypadek trzeba oceniać indywidualnie.

Przykład

Pracownik magazynu przebywa na zwolnieniu z powodu urazu kręgosłupa.

Pracodawca otrzymuje informację, że w tym czasie codziennie pojawia się w przedsiębiorstwie należącym do członka rodziny i pomaga przy rozładunku towaru.

Jedno zdjęcie wykonane telefonem przez przypadkową osobę może niewiele wyjaśniać.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy przez kilka dni zostaje udokumentowane, że pracownik:

• regularnie przyjeżdża w to samo miejsce,
• przebywa tam przez wiele godzin,
• wykonuje powtarzalne czynności,
• kontaktuje się z klientami,
• przenosi towary,
• prowadzi samochód firmowy,
• uczestniczy w realizacji zleceń.

Wtedy nie mamy już do czynienia z pojedynczym zdarzeniem, lecz z udokumentowanym schematem zachowania.

Fikcyjne L4 może oznaczać realne straty dla przedsiębiorcy

Nadużywanie zwolnień lekarskich nie jest wyłącznie problemem administracyjnym.

Dla przedsiębiorcy może oznaczać:

• konieczność organizowania zastępstw,
• nadgodziny innych pracowników,
• opóźnienia w realizacji zleceń,
• utratę klientów,
• dezorganizację pracy zespołu,
• dodatkowe koszty,
• pogorszenie atmosfery w firmie.

Problem staje się szczególnie poważny, gdy pracodawca zaczyna podejrzewać, że pracownik wykorzystuje L4 nie po to, aby odzyskać zdrowie, ale aby pracować dla innego podmiotu albo rozwijać działalność konkurencyjną.

Wtedy sprawa może wykraczać daleko poza samo zwolnienie lekarskie.

Pracownik jest na L4, a pracuje dla konkurencji

To jeden z bardziej niebezpiecznych scenariuszy.

Wyobraźmy sobie handlowca mającego dostęp do bazy klientów, warunków handlowych i informacji o kontraktach przedsiębiorstwa.

Pracownik rozpoczyna zwolnienie lekarskie.

W tym samym czasie właściciel firmy otrzymuje informacje, że pracownik spotyka się z klientami razem z przedstawicielem konkurencyjnego przedsiębiorstwa.

Jeżeli podejrzenia okażą się uzasadnione, problemem może być już nie tylko sposób wykorzystywania zwolnienia.

Może pojawić się również podejrzenie:

• działalności konkurencyjnej,
• przejmowania klientów,
• wykorzystywania kontaktów zdobytych u dotychczasowego pracodawcy,
• przekazywania informacji przedsiębiorstwa,
• przygotowywania własnej działalności konkurencyjnej.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto ustalić rzeczywisty przebieg zdarzeń.

Co może zrobić pracodawca?

Pracodawcy posiadają określone ustawowo możliwości kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia.

ZUS wskazuje, że kontrola może być prowadzona m.in. w miejscu zamieszkania lub pobytu pracownika, a w odpowiednich sytuacjach również w miejscu jego pracy u innego podmiotu, miejscu prowadzenia działalności albo innym miejscu koniecznym ze względu na cel kontroli. Zakres uprawnień zależy przy tym m.in. od tego, kto wypłaca dane świadczenie.

Nie zawsze jednak standardowa kontrola pozwala odpowiedzieć na pytanie, co naprawdę dzieje się poza miejscem zamieszkania pracownika.

Przedsiębiorca może na przykład wiedzieć, że pracownik codziennie rano opuszcza mieszkanie.

Ale dokąd jedzie?

Może posiadać informację, że pracownik wykonuje zlecenia dla konkurencji.

Ale czy rzeczywiście tam pracuje?

Może usłyszeć od klienta, że podczas L4 pracownik proponował mu współpracę z inną firmą.

Ale czy było to pojedyncze spotkanie czy element szerszego działania?

W takich sytuacjach znaczenie może mieć profesjonalne ustalenie faktów.

Co może ustalić prywatny detektyw?

Zadaniem detektywa nie jest ocenianie stanu zdrowia pracownika.

Detektyw nie diagnozuje, czy dana osoba „jest naprawdę chora”, nie ma prawa ingerować w jej dokumentację medyczną i nie zastępuje lekarza ani ZUS.

Może natomiast – w granicach obowiązującego prawa – ustalać i dokumentować zdarzenia oraz zachowania mające znaczenie dla zleceniodawcy.

Ustawa o usługach detektywistycznych pozwala na uzyskiwanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji o osobach, przedmiotach i zdarzeniach w zakresie niezastrzeżonym dla organów państwa. Jednocześnie detektyw ma obowiązek działać z poszanowaniem praw i wolności człowieka i nie może stosować metod operacyjnych zastrzeżonych dla uprawnionych służb.

W zależności od okoliczności sprawy czynności mogą pozwolić ustalić między innymi:

Czy pracownik wykonuje inną pracę?

Możliwe jest udokumentowanie regularnego pojawiania się w określonym przedsiębiorstwie i wykonywania obserwowalnych czynności wskazujących na aktywność zawodową.

Czy prowadzi własną działalność?

Czasami pracownik formalnie pozostaje niezdolny do pracy u jednego pracodawcy, a jednocześnie aktywnie realizuje własne zlecenia.

Czy pracuje dla konkurencji?

Można ustalać kontakty i zdarzenia mogące wskazywać na faktyczne zaangażowanie w działalność innego przedsiębiorstwa.

Czy spotyka się z klientami dotychczasowego pracodawcy?

W niektórych sprawach właśnie regularne spotkania z konkretnymi kontrahentami okazują się najważniejszym elementem całej sprawy.

Czy wykonywane czynności mają charakter powtarzalny?

To szczególnie istotne.

Jedno zdarzenie może mieć wiele wyjaśnień.

Kilka dni obserwacji pozwala niekiedy ustalić, czy zachowanie było incydentalne, czy stanowiło powtarzalny schemat.

Obserwacja nie oznacza naruszania prywatności

Profesjonalne czynności detektywistyczne mają swoje granice.

Licencjonowany detektyw nie otrzymuje uprawnień Policji czy służb specjalnych.

Nie oznacza to prawa do wejścia do mieszkania, włamywania się do telefonu, instalowania urządzeń śledzących bez podstawy prawnej czy pozyskiwania chronionej dokumentacji medycznej.

Celem jest ustalenie faktów metodami dopuszczonymi przez prawo, przy zachowaniu proporcjonalności oraz poszanowaniu praw osoby, której dotyczą czynności.

To jedna z najważniejszych różnic między profesjonalnie przeprowadzonym zleceniem a chaotycznym „śledzeniem pracownika” na własną rękę.

Co otrzymuje przedsiębiorca po zakończeniu czynności?

Wartością pracy detektywa nie jest samo stwierdzenie:

„Tak, widzieliśmy go w innej firmie”.

Znaczenie ma uporządkowany materiał pokazujący:

• kiedy doszło do określonego zdarzenia,
• gdzie ono miało miejsce,
• jak długo trwało,
• co faktycznie zaobserwowano,
• czy sytuacja się powtarzała,
• jakie czynności zostały udokumentowane.

Po zakończeniu zlecenia przedsiębiorca może otrzymać pisemne sprawozdanie z wykonanych czynności, a w zależności od przebiegu sprawy również zgodnie z prawem zgromadzoną dokumentację.

Taki materiał może następnie zostać przeanalizowany przez pracodawcę, jego dział HR lub prawnika i – zależnie od sytuacji – wykorzystany przy dalszych czynnościach wobec ZUS albo w sporze pracowniczym.

Nie oznacza to oczywiście, że każde ustalenie detektywa automatycznie przesądza o naruszeniu prawa czy zasad wykorzystywania zwolnienia. Ostateczna ocena zależy od całokształtu okoliczności konkretnej sprawy.

Nie każde podejrzenie się potwierdza – i to również jest ważna informacja

Profesjonalna weryfikacja nie powinna rozpoczynać się od założenia, że pracownik oszukuje.

Celem powinno być ustalenie faktów.

Może się przecież okazać, że informacje przekazywane przedsiębiorcy były niepełne albo zwyczajnie nieprawdziwe.

Pracownik widziany poza domem mógł jechać na rehabilitację.

Spotkanie z inną osobą mogło nie mieć żadnego związku z działalnością zawodową.

Pojedyncza aktywność nie musi oznaczać wykonywania pracy.

Dlatego dobra sprawa detektywistyczna nie polega na szukaniu dowodów „za wszelką cenę”.

Polega na obiektywnym ustaleniu przebiegu zdarzeń.

Dla przedsiębiorcy odpowiedź:

„Nie stwierdziliśmy zachowań potwierdzających podejrzenia”

może być równie cenna jak ich potwierdzenie.

Kiedy warto rozważyć weryfikację?

Szczególną uwagę warto zwrócić na sytuacje, w których:

• pracownik regularnie korzysta ze zwolnień w określonych okresach,
• przedsiębiorca otrzymuje wiarygodne informacje o wykonywaniu innej pracy,
• pracownik prowadzi równolegle własną działalność gospodarczą,
• istnieje podejrzenie pracy dla konkurencji,
• klienci informują o kontaktach pracownika podczas jego L4,
• zwolnienie pojawia się w okresie konfliktu z pracodawcą,
• istnieje podejrzenie przejmowania klientów lub przygotowywania działalności konkurencyjnej,
• zachowanie pracownika powoduje istotne straty organizacyjne lub finansowe przedsiębiorstwa.

Każdy taki przypadek powinien być jednak analizowany indywidualnie.

Podejrzenie to nie dowód. Najpierw ustal fakty.

W relacjach pracowniczych pochopne oskarżenia mogą przynieść przedsiębiorcy więcej szkody niż pożytku.

Jeżeli istnieją realne przesłanki wskazujące, że pracownik może wykorzystywać zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem albo w tym czasie prowadzić działalność konkurencyjną, warto najpierw odpowiedzieć na podstawowe pytanie:

co rzeczywiście robi?

Dopiero fakty pozwalają podejmować odpowiedzialne decyzje.

Detective Investigations Group – wsparcie dla przedsiębiorców

W Detective Investigations Group prowadzimy czynności dla klientów biznesowych, których celem jest ustalenie rzeczywistego przebiegu zdarzeń i zabezpieczenie informacji potrzebnych przedsiębiorcy do podjęcia dalszych decyzji.

Pomagamy między innymi w sprawach dotyczących:

• podejrzenia nadużywania zwolnień lekarskich,
• działalności konkurencyjnej pracowników,
• przejmowania klientów,
• nieuczciwych działań pracowników i współpracowników,
• naruszenia interesów przedsiębiorstwa,
• ustalenia rzeczywistego przebiegu zdarzeń.

Masz uzasadnione podejrzenia dotyczące pracownika?

Nie opieraj decyzji na plotkach.

Umów poufną konsultację i ustal, jakie działania można przeprowadzić legalnie oraz jakie informacje mogą mieć znaczenie dla Twojej sprawy.