Podejrzenie nadużyć w firmie. Kiedy przedsiębiorca powinien zaangażować detektywa?

Nie każde niepokojące zachowanie pracownika oznacza nadużycie. Czasami jednak pojedyncze sygnały zaczynają układać się w większą całość: klienci przechodzą do konkurencji, poufne informacje opuszczają firmę, pracownik podczas zwolnienia lekarskiego prowadzi inną aktywność zawodową, detektyw dla firm może pomóc w takich sytuacjach, albo przedsiębiorca odkrywa braki w majątku firmy.

W takich sytuacjach największym błędem może być podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie podejrzeń.

Profesjonalnie przeprowadzone czynności detektywistyczne pozwalają ustalić fakty, zweryfikować informacje i udokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń.

Dla przedsiębiorcy może to mieć kluczowe znaczenie przed podjęciem decyzji kadrowych, skierowaniem sprawy do prawnika, wystąpieniem z roszczeniem albo zawiadomieniem odpowiednich organów.

Podejrzenie to nie dowód

W biznesie wiele poważnych problemów zaczyna się od drobnych sygnałów.

Pracownik, który dotychczas miał bardzo dobre relacje z klientami, nagle odchodzi, a wraz z nim znika część kontrahentów. Handlowiec rozpoczyna działalność w tej samej branży. Osoba mająca dostęp do poufnych danych spotyka się z przedstawicielami konkurencji. W firmie zaczynają pojawiać się niewytłumaczalne braki towaru lub sprzętu.

Problem polega na tym, że przedsiębiorca często wie, że coś jest nie tak, ale nie jest w stanie tego wykazać.

Rozmowa z pracownikiem przeprowadzona zbyt wcześnie może spowodować, że podejrzane działania zostaną natychmiast przerwane lub lepiej ukryte. Z kolei pochopne oskarżenie konkretnej osoby może prowadzić do konfliktu i dalszych konsekwencji prawnych.

Dlatego w wielu przypadkach właściwym pierwszym krokiem jest spokojne ustalenie stanu faktycznego.

Czy przedsiębiorca może zlecić sprawę prywatnemu detektywowi?

Tak.

Ustawa o usługach detektywistycznych przewiduje możliwość uzyskiwania, przetwarzania i przekazywania informacji dotyczących osób, przedmiotów oraz zdarzeń na podstawie umowy zawartej ze zleceniodawcą.

Co szczególnie istotne dla przedsiębiorców, przepisy wprost wskazują sprawy wynikające ze stosunków gospodarczych, w tym dotyczące nieuczciwej konkurencji oraz ujawnienia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa lub tajemnicę handlową.

Oznacza to, że detektyw dla firm może zostać zaangażowany m.in. wtedy, gdy przedsiębiorca potrzebuje zweryfikować określone podejrzenia dotyczące pracownika, byłego pracownika, współpracownika, kontrahenta lub osoby działającej na szkodę przedsiębiorstwa.

Nie oznacza to jednak nieograniczonych możliwości działania.

Licencjonowany detektyw musi działać zgodnie z prawem, z poszanowaniem praw i wolności innych osób. Nie może korzystać z metod i środków operacyjno-rozpoznawczych zastrzeżonych dla uprawnionych organów państwa.

Kiedy przedsiębiorcy najczęściej decydują się na usługi detektywistyczne?

1. Podejrzenie pracy dla konkurencji

Pracownik posiadający wiedzę o cenach, klientach, strategii przedsiębiorstwa czy warunkach współpracy z kontrahentami może mieć dla konkurencji ogromną wartość.

Sama dodatkowa aktywność zawodowa pracownika nie oznacza automatycznie naruszenia prawa. Znaczenie ma m.in. zakres obowiązków pracownika, charakter prowadzonej działalności oraz ewentualna umowa o zakazie konkurencji.

Kodeks pracy stanowi jednak, że pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jeżeli zawarto odrębną umowę o zakazie konkurencji, pracownik w jej zakresie nie może prowadzić działalności konkurencyjnej ani świadczyć pracy na rzecz konkurenta.

Czynności detektywistyczne mogą pomóc ustalić rzeczywisty charakter aktywności danej osoby i oddzielić przypuszczenia od faktów.

2. Przejmowanie klientów firmy

To jeden z bardziej dotkliwych problemów, szczególnie w przedsiębiorstwach opartych na relacjach handlowych.

Schemat może wyglądać niewinnie.

Pracownik przez kilka lat buduje relacje z klientami w imieniu przedsiębiorstwa. Następnie odchodzi z firmy, rozpoczyna własną działalność albo nawiązuje współpracę z konkurencją. Niedługo później część klientów zaczyna rezygnować ze współpracy z dotychczasowym dostawcą.

Czy jest to przypadek?

Czy klienci sami podjęli taką decyzję?

A może kontakty handlowe były przygotowywane jeszcze w okresie zatrudnienia?

W takich sprawach najważniejsze jest ustalenie chronologii zdarzeń oraz zebranie informacji pozwalających ocenić rzeczywisty sposób działania osób zaangażowanych w sprawę.

Dopiero wtedy przedsiębiorca wraz z obsługą prawną może ocenić, czy istnieją podstawy do podjęcia dalszych kroków.

3. Ujawnianie informacji i tajemnicy przedsiębiorstwa

Bazy klientów, marże, cenniki, procedury, strategie sprzedażowe, dane dotyczące dostawców, rozwiązania technologiczne czy informacje o planowanych inwestycjach mogą przedstawiać znaczną wartość gospodarczą.

Polskie przepisy dotyczące zwalczania nieuczciwej konkurencji przewidują ochronę informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli posiadają one wartość gospodarczą, nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne, a przedsiębiorca podjął działania mające na celu zachowanie ich poufności. Ujawnienie, wykorzystanie lub bezprawne pozyskanie takich informacji może stanowić czyn nieuczciwej konkurencji.

W praktyce problemem często nie jest jednak sama wiedza, że informacje „wyciekają”.

Problemem jest odpowiedź na pytania:

kto, komu, kiedy i w jakich okolicznościach je przekazuje?

Właśnie na etapie ustalania faktów wsparcie licencjonowanego detektywa może mieć szczególne znaczenie.

4. Podejrzenie nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego

Pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, ale przedsiębiorca otrzymuje informacje, że w tym samym czasie wykonuje pracę gdzie indziej, prowadzi działalność albo podejmuje aktywność, która może budzić wątpliwości co do prawidłowego wykorzystywania zwolnienia.

Tutaj trzeba zachować szczególną ostrożność.

Samo wyjście z domu czy wykonywanie określonych codziennych czynności nie oznacza automatycznie niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. Każdy przypadek należy oceniać indywidualnie.

Przepisy przewidują możliwość kontroli prawidłowości korzystania ze zwolnień lekarskich przez uprawnionych pracodawców, a w określonych przypadkach kontrolę przeprowadza lub może przeprowadzić ZUS.

Rola detektywa jest inna.

Może ona polegać na ustaleniu i udokumentowaniu określonych faktów, które następnie mogą zostać ocenione przez przedsiębiorcę, prawnika, ZUS lub inny właściwy podmiot.

Detektyw nie rozstrzyga, czy dana osoba była zdolna do pracy i nie zastępuje lekarza ani organu uprawnionego do kontroli zwolnienia.

5. Kradzieże i znikające mienie przedsiębiorstwa

Towar regularnie znika z magazynu. Brakuje paliwa. Narzędzia lub urządzenia przedsiębiorstwa pojawiają się poza miejscem, w którym powinny się znajdować. Straty są niewielkie, ale powtarzają się przez wiele miesięcy.

W takich sytuacjach przedsiębiorca często zaczyna od kontroli wewnętrznej.

Jeżeli nie pozwala ona ustalić źródła problemu, możliwe jest rozszerzenie działań o czynności detektywistyczne.

Ich celem nie jest wskazanie winnego „za wszelką cenę”.

Celem jest ustalenie rzeczywistego przebiegu zdarzeń.

Dopiero materiał zgromadzony w sposób zgodny z prawem pozwala podejmować dalsze decyzje.

6. Działalność konkurencyjna prowadzona „na boku”

Niektóre sprawy nie dotyczą pracy bezpośrednio dla konkurenta.

Pracownik może sam rozpocząć działalność w tej samej branży, korzystając jednocześnie z wiedzy, relacji albo informacji zdobytych u dotychczasowego pracodawcy.

Może dochodzić do sytuacji, w której:

• wykorzystuje kontakty pozyskane w czasie zatrudnienia,
• obsługuje klientów poza strukturą przedsiębiorstwa,
• kieruje zlecenia do własnej działalności,
• współpracuje z konkurentem,
• przygotowuje działalność konkurencyjną jeszcze przed odejściem z firmy,
• wykorzystuje poufne informacje przedsiębiorstwa.

Każda taka sytuacja wymaga odrębnej oceny prawnej.

Zadaniem detektywa jest przede wszystkim pozyskanie i zweryfikowanie informacji, a nie wydawanie rozstrzygnięć prawnych.

Obserwacja pracownika – co może zrobić detektyw?

Hasło „obserwacja pracownika” może kojarzyć się z nieograniczoną inwigilacją. Tak nie jest.

Detektyw działa w granicach obowiązujących przepisów i może wykonywać jedynie czynności, które nie zostały zastrzeżone dla Policji, służb specjalnych lub innych uprawnionych organów.

Jednocześnie ustawa zobowiązuje detektywa do szczególnej staranności, działania zgodnie z prawem i sprawdzania zgodności uzyskiwanych informacji z prawdą.

Dlatego profesjonalne zlecenie nie zaczyna się od pytania:

„Jak śledzić mojego pracownika?”

Znacznie właściwsze pytanie brzmi:

„Jakie fakty musimy ustalić, aby przedsiębiorca mógł podjąć świadomą decyzję?”

To zasadnicza różnica.

Jak wygląda współpraca z detektywem w sprawach firmowych?

Pierwszym etapem jest analiza sytuacji.

Przedsiębiorca przedstawia informacje, którymi już dysponuje, opisuje swoje podejrzenia oraz wskazuje problem, jaki chce wyjaśnić.

Na tej podstawie określany jest zakres możliwych i zgodnych z prawem czynności.

W zależności od charakteru sprawy mogą one obejmować m.in.:

• ustalenia dotyczące osób i podmiotów,
• weryfikację określonych informacji,
• analizę powiązań,
• obserwację prowadzoną zgodnie z prawem,
• dokumentowanie zdarzeń,
• analizę ogólnodostępnych źródeł informacji,
• ustalanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń.

Zakres każdej sprawy powinien być dostosowany do konkretnego problemu przedsiębiorcy.

Nie istnieje jeden uniwersalny schemat działania.

Co przedsiębiorca otrzymuje po zakończeniu czynności?

Jedną z istotnych różnic pomiędzy profesjonalną usługą detektywistyczną a nieformalnym „sprawdzeniem pracownika” jest sposób dokumentowania wykonanych czynności.

Ustawa o usługach detektywistycznych przewiduje obowiązek sporządzenia końcowego pisemnego sprawozdania z wykonanych czynności. Powinno ono obejmować m.in. opis stanu faktycznego, datę rozpoczęcia czynności, ich zakres i przebieg oraz datę zakończenia.

W zależności od charakteru konkretnej sprawy zgromadzony materiał może następnie zostać przekazany prawnikowi lub wykorzystany przy podejmowaniu dalszych działań przez przedsiębiorcę.

To szczególnie istotne w sytuacji, w której sprawa przestaje być tylko wewnętrznym problemem firmy i zaczyna mieć znaczenie procesowe.

Nie zawsze podejrzenia się potwierdzają – i to też jest cenna informacja

To jeden z elementów pracy detektywa, o którym mówi się zdecydowanie za rzadko.

Celem profesjonalnego biura detektywistycznego nie powinno być potwierdzenie z góry przyjętej tezy.

Jeżeli przedsiębiorca podejrzewa pracownika o współpracę z konkurencją, zadaniem detektywa nie jest za wszelką cenę udowodnić, że pracownik rzeczywiście tak postępuje.

Zadaniem jest ustalenie faktów.

Może się więc okazać, że podejrzenia przedsiębiorcy nie znajdują potwierdzenia.

Z punktu widzenia właściciela firmy taka informacja również ma wartość. Pozwala uniknąć pochopnych decyzji, nieuzasadnionego konfliktu z pracownikiem oraz działań podejmowanych wyłącznie na podstawie domysłów.

Kiedy warto skontaktować się z detektywem?

Warto rozważyć konsultację, jeżeli w przedsiębiorstwie pojawia się problem, którego nie można wyjaśnić przy wykorzystaniu standardowych procedur wewnętrznych, a jednocześnie istnieje ryzyko strat finansowych, utraty klientów, ujawnienia informacji lub innych działań na szkodę firmy.

Szczególnie wtedy, gdy:

• pojawiają się konkretne podejrzenia wobec pracownika lub współpracownika,
• przedsiębiorstwo traci klientów w nietypowych okolicznościach,
• istnieje podejrzenie współpracy z konkurencją,
• z firmy wyciekają poufne informacje,
• występują niewyjaśnione straty lub kradzieże,
• zachodzi podejrzenie nieprawidłowości podczas zwolnienia lekarskiego,
• konieczne jest niezależne ustalenie rzeczywistego przebiegu wydarzeń.

Im wcześniej sytuacja zostanie profesjonalnie przeanalizowana, tym większa szansa na zaplanowanie działań w sposób dyskretny i skuteczny.

Detektyw dla firm – Detective Investigations Group

Sprawy gospodarcze wymagają czegoś więcej niż samej obserwacji.

Wymagają właściwego określenia celu, dyskrecji, analizy informacji oraz takiego prowadzenia czynności, aby zgromadzony materiał przedstawiał dla przedsiębiorcy rzeczywistą wartość.

Detective Investigations Group – Detective Division wspiera przedsiębiorców w ustalaniu faktów dotyczących nadużyć pracowniczych, działalności konkurencyjnej, nieuczciwych działań wobec przedsiębiorstwa oraz innych sytuacji wymagających profesjonalnych czynności detektywistycznych.

Działamy w Warszawie, na terenie województwa mazowieckiego oraz w całej Polsce.

Masz podejrzenie, że pracownik lub współpracownik działa na szkodę Twojej firmy?

Nie podejmuj kluczowych decyzji wyłącznie na podstawie przypuszczeń.

Skontaktuj się z Detective Investigations Group i umów poufną konsultację. Przeanalizujemy sytuację i określimy, jakie działania mogą pozwolić na ustalenie rzeczywistego przebiegu zdarzeń.

Detektyw dla firm – sprawdź zakres naszych usług.