Jak sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy? Wywiad gospodarczy w praktyce

Nowy kontrahent proponuje atrakcyjne warunki współpracy. Firma istnieje w rejestrach, posiada stronę internetową, przedstawiciel prowadzi profesjonalne rozmowy, a dokumenty na pierwszy rzut oka nie budzą zastrzeżeń. Czy to wystarczy, aby bezpiecznie podpisać umowę?

Niekoniecznie.

Weryfikacja kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy może ograniczyć ryzyko niewypłacalności, oszustwa, konfliktu interesów czy wejścia w relację biznesową z podmiotem, którego rzeczywista sytuacja znacząco różni się od deklarowanej.

W prostych przypadkach wystarczy sprawdzenie kilku publicznych rejestrów. Przy kontraktach o większej wartości, inwestycjach lub pojawieniu się sygnałów ostrzegawczych pomocny może być jednak wywiad gospodarczy, który pozwala spojrzeć na firmę znacznie szerzej.

Co można sprawdzić przed podpisaniem umowy?

Podstawowa weryfikacja kontrahenta powinna rozpocząć się od potwierdzenia, czy firma rzeczywiście istnieje i kto jest uprawniony do jej reprezentowania.

W zależności od formy prowadzonej działalności informacje można znaleźć m.in. w:

• Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS),
• Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
• Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR),
• wykazie podatników VAT,
• Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ),
• publicznie dostępnych dokumentach finansowych i innych źródłach urzędowych.

Pozwala to ustalić m.in. podstawowe dane przedsiębiorstwa, sposób reprezentacji, osoby związane ze spółką, jej status czy wybrane informacje dotyczące historii działalności.

To jednak dopiero początek.

Dlaczego samo sprawdzenie KRS może nie wystarczyć

Jednym z częstszych błędów jest założenie, że jeśli spółka znajduje się w KRS, to można uznać ją za wiarygodnego partnera.

KRS potwierdza przede wszystkim określone informacje rejestrowe. Nie odpowiada natomiast na wszystkie pytania istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa transakcji.

Przedsiębiorcę może interesować również:

• kto faktycznie stoi za danym biznesem,
• z jakimi innymi spółkami związane są osoby zarządzające,
• jak wyglądała wcześniejsza działalność członków zarządu lub wspólników,
• czy osoby związane z firmą pojawiały się wcześniej w podmiotach mających problemy finansowe,
• czy deklarowany zakres działalności odpowiada jej rzeczywistej aktywności,
• czy firma posiada zaplecze pozwalające na realizację dużego kontraktu,
• czy wokół przedsiębiorstwa występują powtarzające się negatywne sygnały,
• czy pomiędzy osobami i spółkami występują powiązania, które mogą mieć znaczenie dla planowanej współpracy.

Właśnie w takich przypadkach podstawowa weryfikacja zaczyna przekształcać się w pogłębiony wywiad gospodarczy.

Na czym polega wywiad gospodarczy?

Wywiad gospodarczy to proces pozyskiwania, analizowania i łączenia informacji dotyczących przedsiębiorstwa, osób z nim związanych oraz jego otoczenia biznesowego.

Nie chodzi wyłącznie o znalezienie pojedynczej informacji.

Znacznie ważniejsze jest zestawienie danych pochodzących z różnych legalnych źródeł i sprawdzenie, czy tworzą one spójny obraz badanego podmiotu.

Przykładowo sama zmiana członka zarządu nie musi oznaczać niczego niepokojącego. Jeżeli jednak w krótkim okresie dochodziło do wielu zmian zarządu, siedziby, wspólników i profilu działalności, a osoby związane ze spółką pojawiały się wcześniej w kilku innych problematycznych przedsięwzięciach, sytuacja może wymagać dokładniejszej analizy.

W wywiadzie gospodarczym znaczenie ma więc nie tylko pojedyncza informacja, ale przede wszystkim zależności pomiędzy informacjami.

Co może obejmować sprawdzenie kontrahenta?

Zakres analizy powinien być dostosowany do wartości planowanej transakcji oraz poziomu ryzyka.

1. Weryfikacja danych rejestrowych

Pierwszym etapem jest potwierdzenie podstawowych informacji dotyczących przedsiębiorstwa.

Sprawdzane mogą być m.in.:

• dane rejestrowe,
• data rozpoczęcia działalności,
• sposób reprezentacji,
• skład zarządu,
• wspólnicy,
• przedmiot działalności,
• zmiany zachodzące w przedsiębiorstwie.

Istotna jest również historia zmian, ponieważ aktualny odpis pokazuje tylko część obrazu firmy.

2. Ustalenie beneficjentów rzeczywistych i powiązań osobowych

W przypadku niektórych przedsiębiorstw struktura własnościowa może być bardziej rozbudowana, niż wynika to z pobieżnego sprawdzenia nazwy firmy.

Analiza może obejmować ustalenie:

• beneficjentów rzeczywistych,
• powiązań członków zarządu,
• innych spółek związanych z tymi samymi osobami,
• wcześniejszych przedsięwzięć biznesowych,
• powiązań osobowych i kapitałowych.

Pozwala to zobaczyć nie tylko pojedynczą spółkę, ale również sieć podmiotów i osób znajdujących się wokół niej.

3. Analiza sytuacji finansowej i historii przedsiębiorstwa

W zależności od dostępnych informacji analizie mogą podlegać również dokumenty finansowe oraz dane dotyczące wcześniejszych problemów przedsiębiorstwa.

W przypadku spółek wpisanych do KRS publicznie dostępne mogą być ich dokumenty finansowe. Dodatkowo Krajowy Rejestr Zadłużonych zawiera określone informacje dotyczące m.in. postępowań restrukturyzacyjnych i upadłościowych oraz niektórych przypadków bezskutecznej egzekucji.

Nie oznacza to jednak, że brak negatywnego wpisu jest automatycznym potwierdzeniem dobrej kondycji finansowej firmy.

Dlatego dane finansowe należy interpretować łącznie z pozostałymi informacjami.

4. Analiza aktywności przedsiębiorstwa

Firma może formalnie istnieć, ale ważne jest również ustalenie, czy jej rzeczywista działalność odpowiada temu, co przedstawia potencjalnym klientom i kontrahentom.

Analizie mogą podlegać m.in.:

• historia działalności,
• obecność przedsiębiorstwa w internecie,
• publikowane informacje,
• wcześniejsze realizacje,
• komunikacja firmy,
• deklarowane doświadczenie,
• informacje o osobach zarządzających.

Pojedyncza rozbieżność nie musi świadczyć o nieuczciwości. Kilka wzajemnie powiązanych nieścisłości może jednak uzasadniać dokładniejsze sprawdzenie.

Jakie sygnały powinny wzbudzić większą ostrożność?

Nie istnieje jedna cecha, która pozwala automatycznie uznać przedsiębiorstwo za niewiarygodne.

Istnieją jednak sytuacje, które warto dokładniej przeanalizować.

Należą do nich m.in.:

• bardzo krótka historia firmy przy deklarowaniu wieloletniego doświadczenia,
• częste zmiany zarządu lub wspólników,
• liczne zmiany nazw i siedzib,
• powiązania osób zarządzających z wieloma wcześniej likwidowanymi lub upadłymi podmiotami,
• rozbieżności pomiędzy informacjami przekazywanymi przez kontrahenta a danymi znajdującymi się w rejestrach,
• trudna do wyjaśnienia struktura właścicielska,
• brak możliwości potwierdzenia deklarowanych realizacji lub doświadczenia,
• presja na szybkie podpisanie umowy lub dokonanie wysokiej przedpłaty,
• kierowanie płatności na rachunki lub podmioty inne niż wynikające z dokumentacji transakcji.

Każdy z tych elementów może mieć całkowicie racjonalne wyjaśnienie. W praktyce liczy się jednak ich łączna ocena.

Wirtualne biuro nie oznacza nierzetelnej firmy

Warto również uważać na zbyt pochopne wnioski.

Przykładem może być korzystanie z biura wirtualnego. Dla wielu kancelarii, firm konsultingowych, spółek technologicznych czy przedsiębiorstw świadczących usługi na terenie całego kraju jest to normalny model organizacji działalności.

Sam adres wirtualnego biura nie jest dowodem na fikcyjność przedsiębiorstwa.

Znaczenie może mieć dopiero wtedy, gdy występuje razem z innymi okolicznościami, których nie można logicznie wyjaśnić.

Profesjonalna weryfikacja kontrahenta powinna opierać się na faktach i ich wzajemnym powiązaniu, a nie na pojedynczych stereotypach.

Kiedy warto zlecić profesjonalny wywiad gospodarczy

Nie każda transakcja wymaga rozbudowanej analizy.

Jeżeli firma kupuje standardowy produkt za niewielką kwotę, samodzielne sprawdzenie podstawowych rejestrów może być całkowicie wystarczające.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy w grę wchodzi:

• duży kontrakt,
• wysoka przedpłata,
• długoterminowa współpraca,
• inwestycja,
• zakup przedsiębiorstwa lub udziałów,
• wejście do spółki z nowym wspólnikiem,
• udzielenie znaczącego kredytu kupieckiego,
• przekazanie kontrahentowi istotnych informacji biznesowych,
• podejrzenie konfliktu interesów,
• niejasna struktura właścicielska,
• pojawienie się informacji budzących wątpliwości.

Koszt sprawdzenia potencjalnego partnera biznesowego jest wtedy niewielki w porównaniu z konsekwencjami podpisania umowy z niewłaściwym podmiotem.

Wywiad gospodarczy to nie tylko szukanie problemów

Celem wywiadu gospodarczego nie zawsze jest wykazanie, że z kontrahentem dzieje się coś niepokojącego.

Równie wartościowym rezultatem może być potwierdzenie, że zebrane informacje są spójne i nie ujawniono istotnych sygnałów podwyższonego ryzyka.

Dobrze przeprowadzona analiza pozwala przedsiębiorcy podejmować decyzję w oparciu o większą liczbę informacji.

Może również wskazać obszary, które warto zabezpieczyć w umowie – np. poprzez zmianę zasad płatności, ograniczenie wysokości zaliczki, zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń lub podzielenie realizacji kontraktu na etapy.

Sprawdzenie kontrahenta przed podpisaniem umowy – podsumowanie

Podstawowa weryfikacja firmy w KRS lub CEIDG powinna być standardem przed rozpoczęciem istotnej współpracy biznesowej.

W przypadku transakcji o większej wartości warto jednak spojrzeć szerzej.

Wywiad gospodarczy pozwala połączyć informacje dotyczące przedsiębiorstwa, jego historii, osób nim zarządzających, beneficjentów rzeczywistych, powiązań biznesowych oraz innych okoliczności mogących mieć znaczenie dla oceny ryzyka.

Im większa wartość kontraktu i potencjalne konsekwencje błędnej decyzji, tym większe znaczenie ma odpowiedź na pytanie nie tylko:

„Czy ta firma istnieje?”

ale również:

„Z kim naprawdę rozpoczynam współpracę?”

Potrzebujesz sprawdzić kontrahenta?

Detective Investigations Group realizuje wywiad gospodarczy i weryfikację kontrahentów dla przedsiębiorców, kancelarii oraz klientów planujących istotne transakcje biznesowe.

Zakres sprawdzenia każdorazowo dostosowujemy do celu analizy i poziomu ryzyka, wykorzystując legalnie dostępne źródła informacji oraz metody analityczne.

Działamy w Warszawie i na terenie całej Polski.

Przed podpisaniem ważnej umowy warto wiedzieć więcej niż to, co kontrahent przedstawia sam.